Zwischen dem Eingang einer DSGVO-Anfrage und deren finalen Beantwortung liegen eine Fülle von Aufgaben und Abläufen – z. B. eine Prüfaufgabe erstellen und einem Team oder einer Person zuweisen, die die passenden Unterlagen zum Fall heraussuchen und entsprechend kommentieren und dokumentieren muss. Zusätzlich muss ggf. ein Antwortschreiben mit benötigten Dokumentanlagen aufgesetzt werden. Mit customizebaren Workflows und Aktivitäten lässt die voll in SAP integrierte Lösung von solreco Prüfaufgaben leicht erstellen und an die entsprechenden Mitarbeiter delegieren. Diese können ihre Aktivitäten unkompliziert und revisionssicher dokumentieren.

Zu jedem Vorgang führt die Lösung dabei eine digitale Dokumentation als Basis für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und einen Abschlussbericht. Die Protokollierung enthält alle relevanten Informationen zur Anfrage, wie E-Mails, Dokumente, Schriftverkehr, Korrespondenzempfänger und vieles mehr.

Hierbei haben unterschiedlich berechtigte Abteilungen eines Unternehmens gleichzeitig Zugriff auf den Vorgang und können so ihre Aufgaben schnell und unkompliziert parallel bearbeiten. Die benötigten Nachweise zu den einzelnen Prüfaufgaben werden im System dokumentiert.

Über die flexible Partnerzuordnung können über die solreco-Lösung nicht nur SAP®-interne Partnerverbindungen abgebildet werden, sondern auch Non-SAP® Partner können zugeordnet und weiterverarbeitet werden. Eine abweichende Korrespondenzsteuerung ist ebenfalls möglich. Über die integrierte automatisierte Dokumentenerstellung werden Reaktionszeiten verkürzt und die Qualität der entsprechenden Dokumente erhöht.

Mit der solreco-Lösung können frei zu definierende Korrespondenzvorlagen im System hinterlegt werden. Die hinterlegten Texte werden dabei automatisiert mit Daten aus dem SAP-System oder ggf. anderen Datenquellen befüllt. Eine Nachbearbeitung der erstellten Unterlagen ist bei Bedarf im Nachgang möglich.

Bei wiederkehrenden Korrespondenzen, wie Antwort- und Bestätigungsschreiben oder Zwischenberichten, ist die solreco-Lösung eine maßgebliche Hilfe, durch die mehr Zeit für die Kernaufgaben des Tagesgeschäfts zur Verfügung steht.

Transparenz und Sicherheit
Mit der SAP®-integrierten DSGVO-Lösung können Sie ihre Anfragen zum Thema DSGVO transparent prozessieren und dokumentieren. Berechtigungen können differenziert nach Unternehmensbereichen oder Personengruppen (z. B. Datenschutzkoordinatoren intern oder extern) eingerichtet werden. Die integrierte Termin-/Fristenüberwachung ermöglicht die zielgenaue Bearbeitung des Vorganges. Notwendige Aktivitäten können in Abhängigkeit von Termin- und Fristenvorgaben angestoßen werden. Die Admin-Funktion ermöglicht, dass berechtigte Personen (z. B. Datenschutzkoordinator) in zeitkritischen Fällen volle Berechtigung zur Bearbeitung notwendiger Aktivitäten haben. So können die bekannten DSGVO-Fristen zu Bearbeitung der Anfragen jederzeit eingehalten werden.