Die Lösung an dieser Stelle heißt Digitalisierung des Schlüsselmanagements – dies bedeutet nicht, dass Schlüsselbestände einfach als Bestand verwaltet werden, sondern dass Prozesse zum Thema Schlüsselmanagement vollumfänglich integriert und digitalisiert werden.
Die solreco-Lösung ist als SAP® ERP / S/4 HANA – Add In konzipiert und bindet sich in die bestehenden Immobilienmanagement-Anwendungen ein.
„Die Stammdatenpflege für die diversen Schlüsselarten erfolgt über die Abbildung der Immobilienobjekte (z.B. Gebäude und Mietobjekt) im SAP® Modul RE-FX.
Die Schlüssel werden direkt den entsprechenden Mietverträgen im Rahmen der Ausgabe zugeordnet. Nicht immer muss der Schlüsselempfänger ein Mieter sein. Über die Partnerzuordnung können Schlüssel z.B. Mitarbeitern oder Handwerkern mit Zeitbezug zugeordnet werden“

Die gepflegten Informationen beantworten die folgenden Fragestellungen:

• Welcher Schlüssel gehört zu welchem Objekt?
• An wen wurden intern oder extern Schlüssel vergeben?
• Wer hat wann durch wen wieviel Schlüssel erhalten?

Mit dem Schlüsselmanagement werden Geschäftsvorfälle integriert unterstützt:

• Schlüsselausgabe und -rücknahme bei Mieterwechsel
• Verlustmeldung von Schlüsseln
• Ersatzbeschaffung von Schlüsseln
• Neuanschaffung von Schlüsseln
• Mieterbelastung (bei Schlüsselverlust bzw. Ersatzbeschaffung)
• Abwicklung von Versicherungsfällen